Inventur während dem laufenden Geschäftsbetrieb ist immer so eine Sache. Entweder zähle ich einen kleinen Block an Artikeln und gebe das zeitnah in den Computer ein oder ich habe grundsätzlich Inventurdifferenzen.
Ist ja aber auch logisch, wenn ich jetzt 10 Dosen Cola zähle, kurz danach eine Dose gekauft wird und ich dann erst das Ergebnis in den Computer eintrage, dann liegt mein IST über dem SOLL-Bestand. Also: falsches Ergebnis.
Kurze Erklärung, der IST-Bestand, ist der physisch an der Station vorhandene Bestand. Also der tatsächliche.
Der SOLL-Bestand wird vom Warenwirtschaftssystem errechnet und gepflegt.
Die Differenz ist dann gleichzeitig die Inventurdifferenz.
Deswegen machen händische Inventuren eigentlich nur Sinn, wenn diese außerhalb der Öffnungszeiten durchgeführt werden.
Nun gibt es aber für viele WWS (Warenwirtschaftssysteme) eine tolle Erfindung: das MDE-Gerät.
Dieses Gerät zieht sich den kompletten Artikelstamm der Station auf seinen Speicher und nun kann man mit diesem kleinen tragbaren Scanner alle Produkte abscannen und deren Anzahl , also den IST-Bestand, eingeben.
Der Vorteil ist klar, zähle ich jetzt 6 Dosen Cola, setzt das MDE-Gerät einen Zeitstempel und zieht ab diesem Zeitpunkt alle Verkäuft ab. Somit entgehe ich Differenzen die über Verkäufe enstehen, dass Problem allerdings: Das MDE-Gerät muss die gleiche Uhrzeit haben wie das WWS.
Also immer auf das aktualisieren achten, aber darauf wollte ich eigentlich garnicht hinaus.
Ich muss für unsere Bilanz eine komplette Shop-Inventur machen, habe bei dem neuen System das erste Mal das MDE-Gerät benutzt. Leider hatte ich dafür noch keine Einweisung bei dem Crash-Seminar, kenne es aber noch aus Shell-Zeiten. Naja nun habe ich zum Test mal eine kleinere Warengruppegezählt und mir das Ergebnis angeschaut, bis auf zwei oder drei Kleinigkeiten ist die Benutzung aber gleich. Also habe ich von morgens um sieben bis Abends um 20 Uhr einmal komplett alleine den Shop mit allen Waren gezählt.
Prinzipiell zählt man eigentlich Warengruppe für Warengruppe und nicht alles auf einmal, aber in meinem Übereifer habe ich die Grundregel natürlich außer acht gelassen.
Ich lege also das MDE-Gerät auf meine Docking-Station, stelle das Teil auf “Senden” und rufe mit meinem PC die Daten ab… Zumindest soweit der Plan, nur wollte das verdammte WWS die Daten nicht haben: ‘Vorherige Inventur wird noch verbucht’! Was zur Hölle? 100 Artikel brauchen mehr als 10 Stunden zur verbuchung?
Also gemacht und getan, gewerkelt und getippt aber das Teil wollte sich nicht dazu bewegen lassen, endlich meine Inventur abzurufen. Natürlich war die Hotline auch nicht mehr besetzt und jetzt ist guter Rat teuer.
Neues WWS, neues MDE-Gerät und zehn Stunden Arbeit sollen für die Katz gewesen sein? Denn ich muss die Daten HEUTE einlesen, nicht morgen. Wir brauchen den kompletten Monat und nicht ein oder zwei Tage mehr.
Ich glaube ich war noch nie so kurz davor ein paar Tränen zu entlassen… Zum Glück ist die nächsten zwanzig Minuten keiner ins Büro gekommen, dass hätte wirklich Tote gegeben.
Also musste ich doch alles händisch nach Ladenschluss aufnehmen. Dauer? Bis 5 Uhr Morgens. Arbeitstag: 27 Stunden.
Mittlerweile kann ich wieder darüber lachen 
Was eine Aktion… Tja, WG für WG zählen ;D